OneDrive ou SharePoint ? C'est l'une des questions les plus fréquentes que me posent les collaborateurs lors des formations M365. Les deux servent à stocker des fichiers dans le cloud Microsoft, mais leur usage est fondamentalement différent.
OneDrive : votre espace personnel
OneDrive est l'équivalent de votre disque dur personnel, mais dans le cloud. Chaque utilisateur M365 dispose de 1 To de stockage OneDrive. C'est l'endroit pour vos fichiers personnels : brouillons, documents de travail en cours, fichiers que vous n'avez pas encore décidé de partager.
- › Synchronisé automatiquement sur tous vos appareils via l'application OneDrive.
- › Partage ponctuel : vous pouvez partager un fichier ou un dossier avec un collègue via un lien.
- › Historique des versions : retrouvez n'importe quelle version d'un fichier sur les 30 derniers jours.
- › Accessible hors ligne : synchronisez les dossiers importants pour y accéder sans connexion.
SharePoint : le stockage d'équipe
SharePoint est conçu pour la collaboration d'équipe. Chaque site SharePoint a ses propres bibliothèques de documents, avec des permissions gérées au niveau du groupe plutôt qu'individuellement.
- › Bibliothèques partagées : tous les membres d'une équipe ont accès aux mêmes fichiers.
- › Permissions granulaires : contrôlez qui peut lire, modifier ou gérer chaque bibliothèque.
- › Intégration Teams : chaque équipe Teams a automatiquement un site SharePoint associé. Les fichiers partagés dans Teams sont stockés dans SharePoint.
- › Flux de travail : automatisez des processus (approbations, notifications) avec Power Automate.
- › Pages intranet : créez un intranet moderne avec actualités, liens et intégrations.
| Critère | OneDrive | SharePoint |
|---|---|---|
| Usage | Personnel | Équipe / Organisation |
| Propriétaire | Utilisateur individuel | Site (équipe ou département) |
| Permissions | Gérées par l'utilisateur | Gérées par les admins du site |
| Accès si départ d'un employé | Risque de perte | Données préservées |
| Intégration Teams | Onglet Fichiers personnels | Onglet Fichiers de l'équipe |
| Stockage | 1 To par utilisateur | 1 To par site + 10 Go par licence |
La règle simple à retenir
Posez-vous la question : "Ce fichier appartient-il à moi ou à l'équipe ?"
- › Si c'est un document personnel en cours de travail → OneDrive.
- › Si c'est un document que l'équipe utilise régulièrement → SharePoint (via Teams).
- › Si vous partez de l'entreprise, vos fichiers OneDrive risquent d'être perdus. Tout ce qui est important pour l'organisation doit être dans SharePoint.
Bonne pratique : encouragez vos équipes à créer leurs dossiers de travail directement dans Teams/SharePoint. Réservez OneDrive pour les vrais fichiers personnels (CV, documents privés) et les brouillons temporaires.
Et le lien avec Teams ?
Quand vous créez une équipe Teams, Microsoft crée automatiquement un site SharePoint en coulisses. Les fichiers que vous partagez dans un canal Teams sont stockés dans ce SharePoint. Donc si vous utilisez Teams normalement, vous utilisez déjà SharePoint sans le savoir !
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